Как отправить письмо-подтверждение

28.06.2025 в 22:33

Письмо-подтверждение - это официальный документ, который подтверждает выполнение какого-либо действия, согласие с условиями или факт получения информации. Такие письма широко используются в деловой переписке, при оформлении заказов и в других ситуациях, требующих документального подтверждения.

Когда требуется письмо-подтверждение

• Подтверждение получения документов или платежа
• Подтверждение участия в мероприятии
• Подтверждение бронирования или заказа
• Подтверждение согласия на обработку данных
• Подтверждение условий сделки

Структура письма-подтверждения

1. Шапка письма

Должна содержать:

• Дату составления
• Реквизиты отправителя и получателя
• Исходящий номер (для официальной переписки)

2. Основной текст

Включает:

• Ясное указание, что именно подтверждается
• Дату и номер подтверждаемого документа/события
• Краткое описание подтверждаемых условий

3. Заключительная часть

Содержит:

• Подпись ответственного лица
• Контактные данные для связи
• Печать организации (при необходимости)

Способы отправки письма-подтверждения

Рекомендации по составлению

1. Используйте официальный стиль изложения
2. Указывайте точные даты и номера документов
3. Избегайте двусмысленных формулировок
4. Проверяйте правильность всех реквизитов
5. Сохраняйте копию отправленного письма

Образец письма-подтверждения

ООО "Компания Пример"

Исх. № 145 от 15.03.2023

Генеральному директоруООО "Партнер"Иванову И.И.

Письмо-подтверждение

Настоящим подтверждаем получение Вашего платежа от 14.03.2023 № 789 на сумму 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей 00 копеек по договору № 12/45 от 10.01.2023.

Платеж зачислен на расчетный счет нашей организации в полном объеме.

С уважением,Главный бухгалтер ООО "Компания Пример"Петрова П.П.Контактный телефон: +7 (123) 456-78-90

Юридическая значимость

Письмо-подтверждение может иметь юридическую силу, если:

• Содержит все необходимые реквизиты
• Подписано уполномоченным лицом
• Отправлено официальным способом с возможностью подтверждения получения

Для важных сделок рекомендуется нотариальное заверение или отправка письма с уведомлением о вручении.